テレビ会議でトラブル発生！その時どうする？
「普段あたりまえのように使っていたテレビ会議がうまくつながらない！」
「あと１０分で役員が来てしまう！！どうしよう(°о°)」
昔のテレビ会議システムに比べると故障の割合はずいぶん減っていると思いますが、
大事なとき限って機械は壊れるもの。担当者同士の打ち合わせなどであればそれほど
困った事にもならないでしょうが、偉い人が参加する大事な会議だったりすると担当
の方は背筋が凍ってしまうのではないでしょうか。
こういう時の１０分というのはあってないようなもので、詳しい担当者に連絡をして
いるうちに時間が来てしまいます。。
このようなトラブルには大きく２つパターンがあります。
(1)テレビ会議システムが故障してしまった場合
本体の故障はあまりないですが、マイクが壊れたり、ケーブルが断線してしまった
りということは割とあります。リモコンの電池切れなんかも故障ではありませんが
気がつかないと壊れたと思ってしまいます。
(2)誰かが設定等をいじってしまった場合
前に利用した人が設定を変えてしまったり、ルータなどの通信機器の電源を切って
しまったりというような普段と違う状況になることはよくあるトラブルです。
いずれの場合にもある程度の時間がないと復旧は難しく、大事な会議がある場合に
は前日などに一度接続を試しておくのが無難でしょう。
ただし、機器の故障のような場合には前日に保守対応の依頼をしても間に合わない
ことがありますし、トラブルが会議直前に発生することもあり得ます。
こんな時のためには万一利用できない場合の代替策を考えておくことで混乱を
最小限におさえる事ができるでしょう。
一番良いのは予備の機器や会議室を用意しておくことです。うまくいかなければ
すぐに切り替えられますし、相手側へも事前に連絡しておけばスムーズに対応で
きます。しかし、予算や設備の面で難しいこともあるでしょう。
次善の策はテレビ会議の映像はあきらめて電話等の音声会議に切り替えることで
す。ただの電話機や携帯電話ですと皆で話をするのが難しい場合がありますから
スピーカー機能のある電話機や音声会議システム等を予備に持っておくと予算も
おさえながら対応ができます。
たいていの会議であれば映像がなくても音声さえ通じればなんとかなるものです。
いずれにしても、もしもの場合の準備が肝要ということでしょう。